【2026年版】議事録の書き方完全ガイド!初心者でも10分で終わるコツとAI活用術

議事録作成は若手社員にとって最初の壁であり最大の試練です。

会議の内容を聞き取りながらメモを取り要約して清書する。

マルチタスクが求められる高度な業務であり時間がかかります。

上司からは「要点が分からない」とダメ出しされる毎日。

「何と言っているか聞き取れない」と絶望することもあります。

しかし2026年の現在、議事録に時間をかけるのはナンセンスです。

AI技術の進化により議事録は自動で生成される時代になりました。

もちろん基本的な書き方やルールを知っておくことは重要です。

AIが作った下書きを修正するためにも基礎知識は必要だからです。

この記事では議事録の基本構成から上手い人のコツまで解説します。

さらにAIを使って作業時間をゼロにする最新の手法も公開します。

テンプレートも用意したので明日からすぐに使えます。

苦手意識を克服し「仕事が早い」と言われる人になりましょう。

議事録を書く目的とは?発言録との違い

多くの初心者が陥る間違いが発言を全て記録しようとすることです。

一言一句を書き留めたものは発言録であり議事録ではありません。

裁判記録やインタビュー記事なら発言録が必要です。

しかしビジネスにおける議事録の目的は情報の共有と備忘録です。

会議に参加していない人が読んでも内容が分かる必要があります。

そして何より決定事項とTo Do（タスク）の明確化です。

後で見返した時に「誰がいつまでに何をするか」が分かれば合格です。

逆に言えばそれ以外の雑談や脱線した議論は捨てる勇気が必要です。

良い議事録と悪い議事録の決定的な差

悪い議事録はダラダラと時系列で会話が書いてあるものです。

読むのに時間がかかり結局何が決まったのか分かりません。

良い議事録は結論が最初に書かれており構造化されています。

5W1H（誰がいつ、どこで何をなぜどのように）が明確です。

読む人の時間を奪わないのが優秀な議事録の条件です。

会話形式と要約形式の使い分け

議事録には大きく分けて2つのスタイルがあります。

一つは発言者の名前と共に会話の内容を記載する会話形式です。

誰がどんな意見を持っていたかというプロセスが分かります。

もう一つは議論の結果だけをまとめる要約形式です。

結論だけを素早く知りたい経営会議などで好まれます。

一般的には要約形式が基本ですが重要な会議では会話形式も使います。

上司にどちらの形式で書くべきか事前に確認しておきましょう。

基本の構成とExcel/Wordテンプレート

まずは基本となるフォーマットを用意しましょう。

毎回ゼロから作るのは時間の無駄です。

以下の項目を網羅したテンプレートを持っておくと便利です。

WordでもExcelでもGoogleドキュメントでも項目は同じです。

必須項目とフォーマット例

会議名： プロジェクト定例会議など

日時： 2026年◯月◯日 10:00〜11:00

場所： 第1会議室 / Zoom / Teams

参加者： 鈴木（進行）、田中、佐藤（書記）

欠席者： 山田（出張のため）

議題（アジェンダ）： 本日の議論テーマ

決定事項（結論）： 最も重要な項目

To Do（ネクストアクション）： 担当者と期限を明記

次回予定： 次回の開催日時

備考： 保留事項や配布資料など

この構成を保存して使い回しましょう。

特に「決定事項」と「To Do」は目立つように上部に配置します。

議事録が上手い人の特徴とメモ取りのコツ

テンプレートがあっても内容を聞き取れなければ書けません。

「話すスピードに追いつかない」という悩みは深刻です。

議事録が上手い人は全てを聞こうとせず要点を掴んでいます。

ここではプロが実践しているメモ取りのテクニックを紹介します。

記号を使ってメモを爆速化する

PCのタイピングが速くても喋る速度には勝てません。

文章でメモを取ろうとせず記号や単語で記録します。

決定事項 → ★

課題・問題点 → ▲

宿題・タスク → ■

確認が必要 → ?

Aさんの発言 → A：

このように自分なりのルールを決めておくと整理が楽になります。

矢印（→）を使って因果関係だけをメモするのも有効です。

分からない専門用語はカタカナで書く

会議中に知らない単語が出てきても止まってはいけません。

キャズムやKPIなど横文字が飛び交うことがあります。

その場で意味を考え始めると次の会話を聞き逃してしまいます。

とりあえずカタカナで音だけメモして後で調べます。

どうしても分からなければ会議後にこっそり先輩に聞きましょう。

「つまり◯◯ですね」と確認を入れる

議論が錯綜して要点が分からなくなったら勇気を出して確認します。

「今の議論をまとめると決定事項はA案ということで合っていますか?」

この一言があるだけで議事録の質が劇的に上がります。

参加者の認識ズレも防げるため感謝される行動です。

これをファシリテーション（会議進行）スキルとも呼びます。

作成時間を半分にする要約のテクニック

メモを取った後は清書（要約）の作業が待っています。

長時間の会議をA4用紙1枚にまとめるのは技術が必要です。

読みやすい文章にするためのライティング技術を解説します。

PREP法で結論から書く

ビジネス文書の基本であるPREP法を使います。

Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）。

「A案に決まりました。理由はコストが安いからです」という順序です。

「コストについて議論し、B案も出ましたが…」と経過から書かないこと。

忙しい上司は結論だけを知りたがっています。

箇条書きを活用して視認性を高める

ダラダラとした長文は読む気を失わせます。

3行以上の文章になる場合は箇条書きに直しましょう。

予算は50万円以内

納期は来月末まで

担当は田中さん

このように項目ごとに改行されているだけで理解度が変わります。

事実と意見を区別する

会議では事実（データ）と意見（感想）が混ざります。

「売上が下がっている」は事実です。

「商品の魅力がないからだ」は誰かの意見です。

これを混同して書くと間違った意思決定に繋がります。

「売上低下の要因について部長より商品力への懸念が示された」

このように誰の意見かを明確にして書き分けます。

AIツールで議事録作成を完全自動化する方法

ここまでは手動で作る方法を解説しましたが正直大変です。

どれだけ慣れても1時間の会議の議事録には30分はかかります。

今はAIを使えばこれらの苦労を一瞬で解決できます。

録音データをアップロードするだけで文字起こしと要約が完了します。

ZoomやTeamsと連携すれば会議中に議事録が出来上がります。

人間は最後に内容を少し手直しするだけで済みます。

AI議事録ツールの驚くべき機能

最新のAIツールには以下のような機能が搭載されています。

話者分離機能： 誰の発言かを自動で識別して振り分けます。

高精度文字起こし： 専門用語や早口も正確に認識します。

自動要約機能： 長時間の会議を数行の箇条書きにまとめます。

多言語翻訳： 英語の会議も日本語で議事録化できます。

これを使えば議事録作成時間はほぼゼロになります。

空いた時間で本来の業務に集中できるため生産性が爆上がりします。

ChatGPTを使った要約プロンプト例

文字起こしテキストがある場合はChatGPTに要約させることも可能です。

以下のプロンプト（指示文）を使うと綺麗な議事録が作れます。

あなたはプロの書記です。

以下の会議の文字起こしテキストから議事録を作成してください。

「決定事項」と「To Do（担当者と期限）」を箇条書きで抽出してください。

不要な雑談は削除し、簡潔にまとめてください。

# 文字起こしテキスト

（ここにテキストを貼り付け）

おすすめのAI議事録ツールについては以下の記事で比較しています。

無料プランでも十分に使えるものが多いので試してみてください。

AI議事録・文字起こしツールおすすめ10選｜会議を自動で要約

議事録を共有する時のメール・チャットのマナー

議事録は書いて終わりではなく関係者に共有して完了です。

送るタイミングや件名はビジネスマンとしての評価に直結します。

共有は当日中が鉄則

人間の記憶は1日で7割忘れると言われています。

数日後に議事録を送っても誰も内容を覚えていません。

記憶が鮮明なうちに送ることで認識のズレを修正できます。

AIツールを使えば会議終了後5分で共有することも可能です。

スピードは質を凌駕することを覚えておきましょう。

件名は一目で分かるようにする

メールで送る場合の件名は以下のように具体的にします。

【議事録】◯月◯日 プロジェクト定例会議（要確認あり）

単に「議事録をお送りします」だけでは埋もれてしまいます。

特に確認してほしい箇所がある場合は本文で強調しましょう。

To Do（タスク）の期限をリマインドする

議事録を送る最大の目的は行動を促すことです。

メールの本文に決定したタスクと担当者を記載します。

「@田中さん 来週までに資料作成をお願いします」

このように名指しで書くことで責任の所在を明確にします。

タスク管理ツールと併用して抜け漏れを防ぎましょう。

おすすめのタスク管理ツールはこちらで紹介しています。

【脱Excel】AI時代のタスク管理ツールおすすめ5選｜もう管理に時間は使わない

よくある質問

最後に議事録に関するよくある疑問に答えます。

録音してもいいですか?

基本的には許可を取ってから録音しましょう。

「正確な議事録を作成したいので」と言えば断られることは稀です。

隠し撮りはトラブルの元になるので避けてください。

専門用語が全く分かりません。

会議の前に資料に目を通し予習することが重要です。

また業界用語集などを作ってチームで共有するのも手です。

最初は分からなくて当然なので恥ずかしがらずに聞きましょう。

発言者が特定できません。

声の特徴をメモしたり座席表を作っておくと便利です。

最近のAIツールなら声紋認証で自動的に特定してくれます。

やはりここでもAIツールの導入が解決策になります。

議事録はAIに任せて早く帰ろう

議事録作成は重要な仕事ですが時間をかけすぎるのは無駄です。

テンプレートを活用して形式を統一しAIで作業を自動化しましょう。

「何言ってるか分からない」という悩みもAIなら解決してくれます。

浮いた時間でスキルアップしたり早く帰って休む方が有意義です。

まずは無料のツールから導入してその便利さを体感してください。

きっともう手書きの議事録には戻れなくなるはずです。

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