【コピペOK】日程調整メールの例文集30選!返信・お礼・再調整まで完全網羅

ビジネスにおいて日程調整メールは最も頻繁に行われるコミュニケーションの一つです。

しかしこの単純作業に意外と多くの時間を奪われていないでしょうか。

件名はどうしようか、失礼な表現はないかと悩み始めると手が止まります。

また候補日の書き方を間違えて何度もメールを往復させることもあります。

日程調整がスムーズにいかないと商談の熱量が下がる原因にもなります。

最悪の場合、ダブルブッキングなどのミスが発生し信頼を失うこともあります。

実は日程調整メールには絶対に外さない鉄板の型が存在しています。

この型さえ覚えてしまえばメール作成にかかる時間を数秒に短縮できます。

何も考えずにコピペして日付の部分を変えるだけで送信できるのです。

この記事ではあらゆるシーンに対応した日程調整メールの例文を30パターン紹介します。

自分から候補を出す場合や相手の候補に返信するパターンはもちろん。

会食の誘い催促、直前の遅刻連絡、ツールを使う場合の案内まで網羅しました。

新入社員の方はもちろんベテランの方も自分のメールを見直す機会にしてください。

効率的なメール術を身につけて本来の業務に集中する時間を生み出しましょう。

日程調整メールの基本マナーと絶対に守るべきルール

例文を紹介する前にまずは日程調整における基本原則を押さえておきましょう。

この基本が守られていないとどんなに丁寧な言葉を使っても相手を困らせます。

相手の時間を奪わないという配慮こそがビジネスメールの基本だからです。

まず一つ目のルールは件名を一目でわかる内容にすることです。

受信トレイには毎日大量のメールが届き、件名だけで優先度が判断されます。

単に打ち合わせの件とするのではなく具体的な内容を含めましょう。

【日程調整のお願い】プロジェクト定例会議についてのように書きます。

これなら相手は開かなくてもスケジュール確認が必要だと判断できます。

二つ目のルールは候補日を必ず3つ以上提示することです。

1つしか候補を出さないと相手の都合が悪かった時に往復が発生します。

ピンポイントで指定していいのはよほど関係が深い間柄だけです。

基本的には3つ以上の候補を挙げ、午前と午後を散らすのが親切です。

三つ目のルールは所要時間と場所、方法を明確にすることです。

1時間の予定なのか、30分で終わるのかで相手の調整難易度は変わります。

また対面なのかオンラインなのかによっても移動時間の考慮が必要です。

オンラインの場合はどちらがURLを発行するのかも明記しましょう。

四つ目のルールは24時間以内に必ず返信することです。

日程調整は鮮度が命であり、時間が経てば相手の予定も埋まってしまいます。

すぐに確定できない場合でも確認して明日連絡しますと返すべきです。

無視して放置することだけはビジネスにおいて絶対に避けてください。

五つ目のルールは返信時に件名を変えないことです。

Re:がついた状態で返信し、メールの履歴を残すようにしてください。

件名を変えてしまうと過去のやり取りが追えなくなり相手が困惑します。

これらの基本を守るだけであなたのメールスキルは格段に上がります。

それでは次章から具体的なシーン別の例文30選を見ていきましょう。

【こちらから依頼】日程候補を提示する例文

まずは自分からアポイントを依頼し、日程候補を提示するパターンです。

相手に「選んでもらう」という手間をかけるため最大限の配慮が必要です。

状況に合わせて使い分けられるよう7つのパターンを用意しました。

基本的なアポイント依頼（貴社へ訪問）

件名：【日程調整のお願い】新規プロジェクトのご提案について（株式会社〇〇 氏名）
本文：
株式会社〇〇
営業部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度は先日お話ししておりました新規プロジェクトの件で
詳細をご提案させていただきたくお時間を頂戴できますでしょうか。

所要時間は60分程度を予定しております。

つきましては下記よりご都合の良い日時をお選びいただけますと幸いです。

■候補日時

10月15日（月） 10:00～12:00

10月16日（火） 14:00～16:00

10月18日（木） 11:00～15:00

上記日程が難しい場合は〇〇様のご都合の良い日時を
2〜3ほどご教示いただけますでしょうか。

当日は私が貴社へお伺いさせていただきます。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

オンライン商談（Web会議）を依頼する場合

件名：【お打ち合わせ日程のご相談】サービス導入支援について
本文：
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

表題の件、導入スケジュールのすり合わせを行いたく存じます。

30分ほど、オンライン（Zoom等）にてお時間をいただけますでしょうか。

私の空き状況を以下に記載いたしました。

ご都合の良い枠をご指定いただけますと幸いです。

■候補日程
・10月20日（水） 13:00～17:00の間
・10月21日（木） 10:00～12:00の間
・10月22日（金） 14:00～16:00の間

ご返信をいただき次第、私がZoomのURLを発行してご連絡いたします。

（貴社指定のツールがございましたら合わせますので仰ってください）

何卒よろしくお願い申し上げます。

自社へ来社してもらう場合

件名：【来社のお願い】定例ミーティングの日程につきまして
本文：
〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

次回の定例ミーティングの日程ですが
今回は弊社オフィスにて実施できればと考えております。

（新製品の実機をご覧いただきたいため）

会議室を確保するため以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

■候補日時
・10月15日（月） 14:00～15:00
・10月16日（火） 10:00～11:00
・10月18日（木） 16:00～17:00

弊社所在地：東京都〇〇区〇〇 1-1-1 〇〇ビル5F
※地図URL：https://goo.gl/maps/xxxxxx

お足元の悪い中恐縮ですがご足労いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

急ぎで日程を決めたい場合（直近の日程提示）

件名：【至急】お見積り内容の確認につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

お送りいたしましたお見積りの件、一部補足がございます。

納期に関わる重要な点ですので取り急ぎWebにて15分ほどお話できませんでしょうか。

直近で大変恐縮ですが明日・明後日で空いている時間を記載いたします。

■候補日時
・10月10日（水） 15:00～18:00
・10月11日（木） 09:00～11:00

急なご依頼となり誠に申し訳ございません。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

候補日が1日しかない場合（ピンポイント）

件名：【日程のご相談】最終契約の締結について
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

表題の件、契約締結の調印式の日程についてご相談です。

弊社の代表のスケジュールが埋まっており、大変恐縮ながら
以下の日時での実施は可能でしょうか。

■候補日時
10月15日（月） 14:00～15:00

ピンポイントでのご提示となり、誠に申し訳ございません。

もしこの日時が難しいようでしたら翌週以降で再度調整させていただきます。

ご多忙の折、ご無理を申し上げますがご検討いただけますと幸いです。

昼食に誘う場合

件名：ランチのお誘い（株式会社〇〇 氏名）
本文：
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

プロジェクトが無事に完了しましたこと改めて御礼申し上げます。

つきましては先日お話ししていた件も含め
一度ランチでもご一緒できればと考えております。

来週、〇〇様の会社の近くへ行く予定がございますので
以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

■候補日時
・10月15日（月） 12:00～13:00
・10月17日（水） 12:00～13:00

お店はこちらで手配いたします（苦手な食材があれば教えてください）。

お忙しい中とは存じますがご検討いただけますと幸いです。

複数人（CCに同席者）がいる場合

件名：【日程調整】3社合同ミーティングの開催について
本文：
株式会社A 〇〇様
株式会社B 〇〇様
（CC：弊社 〇〇、△△）

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

表題の件、3社合同でのキックオフミーティングを開催したく存じます。

本メールのCCに弊社の参加メンバーを入れております。

全員のスケジュールを確認したところ、以下の日程であれば実施可能です。

皆様のご都合はいかがでしょうか。

■候補日時
・10月20日（水） 10:00～11:00
・10月20日（水） 14:00～15:00
・10月22日（金） 11:00～12:00

調整が難航する恐れがあるため〇月〇日（金）までにご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

【相手へ返信】承諾・お断り・代替案の例文

次は相手から候補日が送られてきてそれに返信するパターンです。

提示された日程で問題ない場合と都合が悪い場合があります。

YesかNoかだけでなくプラスアルファの気遣いを添えるのがポイントです。

提示された日程で承諾する

件名：Re:【日程調整のお願い】お打ち合わせの件
本文：
〇〇株式会社
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

お打ち合わせの日程をご提示いただき、誠にありがとうございます。

いただきました日程の中で下記の日時にてお願いできればと存じます。

■日時
10月16日（火） 14:00～15:00

当日は私が貴社へお伺いいたします。

貴重なお時間をいただき感謝いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

オンライン会議で承諾する

件名：Re:【お打ち合わせ日程のご相談】サービス導入支援について
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

日程のご連絡ありがとうございます。

以下の日時でお願いいたします。

■日時
10月20日（水） 13:00～14:00

Web会議ツールのURLにつきましては後ほど私から発行してお送りいたします。

（もし貴社でお使いのツールがあればそちらでも構いません）

当日はよろしくお願いいたします。

日程が合わずお断りする

件名：Re:【日程調整のお願い】お打ち合わせの件
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

日程のご提示をいただき、誠にありがとうございます。

せっかく候補をいただいたところ大変恐縮なのですが
あいにく頂いた日程はすべて別の予定が入っており調整が難しい状況です。

私の都合で大変申し訳ございません。

もし可能であれば以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか。

■代替え案
・10月23日（月） 10:00～12:00
・10月24日（火） 13:00～15:00
・10月25日（水） 14:00～17:00

お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。

ご検討いただけますと幸いです。

興味がない営業メールを丁寧に断る

件名：Re: サービスのご案内
本文：
株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

この度は弊社へのサービスのご提案、誠にありがとうございます。

社内で検討いたしましたところ、現時点では導入の予定がございませんため
今回のお打ち合わせは見送らせていただきたく存じます。

せっかくご連絡いただいたにも関わらず、ご希望に添えず申し訳ございません。

また機会がございましたらよろしくお願いいたします。

代替案を提示する

件名：Re: ミーティング日程のご相談
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

日程のご連絡ありがとうございます。

頂いた10月15日ですが午前中ですと調整が可能です。

午後は外出の予定があるため以下の時間帯へ変更いただくことは可能でしょうか。

■希望日時
10月15日（月） 10:00～11:30

こちらの都合で時間を限定してしまい申し訳ございません。

この時間が難しいようでしたら別日をご提示いたします。

ご確認よろしくお願いいたします。

いつでも大丈夫と伝える

件名：Re: ご来社の日程につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

来週のご予定ですが現在のところ以下の期間であれば
終日社内におりますので〇〇様のご都合の良い時間に合わせて調整可能です。

■調整可能期間
10月15日（月）～10月17日（水） 終日

ご来社しやすいお時間を指定していただければ会議室を押さえておきます。

お手数ですが確定の日時をご連絡いただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

上司に確認するため待ってほしい

件名：Re: 最終プレゼンの日程について
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

日程の候補をいただきありがとうございます。

本件、弊社代表も同席させたく考えております。

現在、代表のスケジュールを確認しておりますので
回答まで1〜2日ほどお待ちいただけますでしょうか。

お待たせしてしまい申し訳ございませんが
今週金曜日までには必ずご連絡差し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

返信への返信（これで確定とする）

件名：Re:Re:【日程調整のお願い】お打ち合わせの件
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

日程のご快諾、ありがとうございます。

それでは【10月16日（火） 14:00】にて確定とさせていただきます。

当日はよろしくお願いいたします。

（本メールへの返信は不要でございます）

※「返信不要」と添えることで不毛な往復を終わらせることができます。

【確定後の連絡】リマインド・詳細案内

日程が決まった後、それで終わりにしてはいけません。

前日のリマインドやURLの送付など丁寧なフォローが信頼を生みます。

ドタキャン防止のためにも必ず送るべきメールです。

日程確定の確認メール（基本）

件名：【日程確定】10月16日のお打ち合わせにつきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

お忙しい中、日程をご調整いただきありがとうございました。

下記の日程にて貴社へお伺いさせていただきます。

■日時
10月16日（火） 14:00～15:00

■場所
貴社オフィス（〇〇ビル5F）

当日は弊社の〇〇も同行させていただく予定です。

引き続きよろしくお願いいたします。

Web会議のURLを送付する

件名：【URL送付】明日のお打ち合わせにつきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

明日14:00より予定しておりますお打ち合わせのURLをお送りします。

お時間になりましたら下記よりアクセスをお願いいたします。

■Zoom URL
https://zoom.us/j/xxxxxxxxx
（ID: xxx xxx xxx / Pass: 12345）

当日は画面共有にて資料をお見せしながらご説明いたします。

接続等で不具合がございましたら私の携帯（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください。

それでは明日お話しできることを楽しみにしております。

会食・接待のお店の場所を案内する

件名：【詳細のご案内】10月20日の会食につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

来週20日の会食につきましてお店の予約が取れましたのでご案内いたします。

落ち着いてお話しできる個室を用意いたしました。

■日時
10月20日（金） 19:00～

■場所
レストラン〇〇（〇〇料理）
住所：東京都〇〇区〇〇 1-2-3
URL：https://xxxxxxxxx
※〇〇駅より徒歩3分です

当日は現地集合でお願いできればと存じます。

何かご不明な点がございましたらご連絡ください。

お会いできるのを楽しみにしております。

返信がない相手への催促

件名：【再送】お打ち合わせ日程のご相談
本文：
〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

先日お送りいたしました日程調整の件につきまして
ご多忙の中恐縮ですがご確認いただけましたでしょうか。

もし提示した日程のご都合が悪いようでしたら
改めて別日を提示させていただきますのでご遠慮なくお申し付けください。

会議室確保の都合上、明日中にご返信いただけますと大変助かります。

行き違いでご連絡をいただいておりましたらご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

前日のリマインドメール

件名：【明日のお願い】14時よりお打ち合わせの件
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

明日の14:00よりお約束いただいておりますお打ち合わせの件
予定通り実施させていただきます。

■日時
10月16日（火） 14:00～15:00

■場所
貴社オフィス

最近、感染症の影響等で予定変更も多いかと存じます。

もしご都合が悪くなった場合は当日でも構いませんのでご連絡ください。

それでは明日、よろしくお願いいたします。

【変更・トラブル】お詫びと再調整の例文

ビジネスではスムーズにいかない日程調整も多々発生します。

急な仕事が入ってリスケをしなければならないこともあります。

ミスをした時こそ、リカバリーの早さと誠実さが問われます。

確定した日程を変更依頼する

件名：【お詫びとご相談】10月16日のお打ち合わせ日程につきまして
本文：
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

10月16日（火）14:00より予定しておりましたお打ち合わせですが
急なトラブル対応が入ってしまいどうしてもお伺いすることが難しくなりました。

貴重なお時間を空けていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

直前のご連絡となり大変恐縮ですが
日程を変更させていただくことは可能でしょうか。

勝手ながら以下の日程であれば調整が可能でございます。

・10月18日（木） 10:00～12:00
・10月19日（金） 13:00～15:00

こちらの都合で多大なるご迷惑をおかけしますこと
深くお詫び申し上げます。

何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

体調不良で当日にキャンセルする

件名：【至急】本日のお打ち合わせにつきまして（株式会社〇〇 氏名）
本文：
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日14時よりお約束いただいておりました件ですが
昨晩より高熱が出てしまい本日の出社が困難な状況となってしまいました。

楽しみにしていただいていたところ、当日のご連絡となり誠に申し訳ございません。

感染症の可能性も考慮し、大事をとって延期をお願いしたく存じます。

回復次第、改めて日程のご相談をさせていただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけしますこと重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

間違った日程を送ってしまった時の訂正

件名：【訂正】お打ち合わせ候補日につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

先ほどお送りしました日程調整のメールにつきまして
一部、日付に誤りがございました。

大変申し訳ございません。

（誤）10月15日（火）
（正）10月15日（月）

混乱を招いてしまい失礼いたしました。

正しくは「月曜日」でございます。

上記にてご検討いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

当日、遅刻しそうな時の連絡

件名：【遅刻のお詫び】14時のお待ち合わせにつきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

ただいま貴社へ向かっておりますが
電車遅延の影響により到着が10分ほど遅れてしまいそうです。

お約束の時間に間に合わず、誠に申し訳ございません。

14:10頃には到着できる見込みです。

到着次第、すぐに受付よりご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしますが何卒よろしくお願いいたします。

自分ではなく代理の者が出席する場合

件名：【変更のご相談】お打ち合わせ出席者につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

来週のお打ち合わせの件ですが
急な出張が入ってしまい私が参加できなくなってしまいました。

誠に申し訳ございません。

当日は弊社の担当部長である△△が代わりにお伺いしてもよろしいでしょうか。

本件の内容については△△にも全て共有しておりますのでご安心ください。

日程の変更はございません。

こちらの都合で恐縮ですがご承諾いただけますと幸いです。

【終了後】お礼メールの例文

商談が終わった後に送るお礼メールも日程調整の一部と言えます。

次回の約束を取り付けるための布石だからです。

「会って終わり」にせず、次のアクションを記載しましょう。

訪問してお話を聞いてもらったお礼

件名：【御礼】本日はお時間をいただきありがとうございました
本文：
〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様より伺いました「〇〇の課題」につきまして大変勉強になりました。

いただいた課題に対する解決策をまとめまして
来週中に改めてご提案資料をお送りいたします。

まずは略儀ながらメールにて御礼申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

来社してもらったお礼

件名：【御礼】ご来社いただきありがとうございました
本文：
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日はお足元の悪い中、弊社までご足労いただきありがとうございました。

ご提案いただきましたサービスにつきまして社内で前向きに検討させていただきます。

次回のステップとしまして一度トライアル環境をご用意いただけますでしょうか。

準備が整いましたらご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

オンライン商談のお礼

件名：【御礼】本日はWeb会議のお時間をいただきありがとうございました
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

本日はオンラインにてお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

画面越しではございましたが〇〇様とお話しでき大変有意義な時間でした。

本日の会議の議事録と画面共有いたしました資料を添付いたします。

ご確認いただけますと幸いです。

また不明点がございましたらいつでもZoom等でご説明いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

会食・接待のお礼

件名：【御礼】昨晩はありがとうございました
本文：
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇です。

昨晩は楽しいお席をご一緒させていただき、誠にありがとうございました。

〇〇様の仕事に対する熱い思いを伺い私自身とても刺激を受けました。

お食事も大変美味しく素晴らしい時間を過ごせましたこと感謝申し上げます。

またプロジェクトの節目でぜひご一緒できればと存じます。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

日程調整ツールを使う場合の案内メール

最後にツールを使って効率化する場合のメールです。

ツールを使うことは失礼ではありませんが一言添えると丁寧です。

相手にとっても選ぶだけになるので実はメリットが大きいのです。

ツールを使って日程調整を依頼する

件名：【日程調整のお願い】定例会議につきまして
本文：
〇〇様

お世話になっております。

〇〇です。

次回の定例会議の日程につきまして調整させていただきたく存じます。

確実な日程を抑えるため以下のカレンダーより
〇〇様のご都合の良い日時を選択していただけますでしょうか。

■日程調整カレンダー（TimeRex）
https://timerex.net/s/xxxxxxxxx
※上記より日時をクリックするだけで調整が完了します。

※調整完了後、自動でZoomのURLが発行されメールで届きます。

もし上記ツールの利用が難しい場合は
別途候補日をテキストでお送りしますのでお気兼ねなく仰ってください。

お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします。

脱・手入力!メール例文は辞書として使おう

日程調整メールの例文を30パターン紹介しました。

これらの例文を辞書代わりに使えばメール作成の時間は劇的に減ります。

基本のマナーを守り、相手に配慮したメールを送ることで信頼が得られます。

まずは自分用のテンプレートフォルダによく使う例文を保存しましょう。

それだけでも毎日の業務ストレスは大幅に軽減されるはずです。

そしてもし「それでもメールの往復が面倒だ」と感じたら。

30番目の例文で紹介したような「日程調整ツール」の導入を検討してください。

テクノロジーの力を使えばこれらのメールを打つ必要すらなくなります。

空いた時間で本来やるべきクリエイティブな仕事に集中しましょう。

おすすめの無料ツールについては以下の記事で徹底比較しています。

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