見込み客リストはエクセルで自作!管理表の作り方と必須項目

ネット上で無料の見込み客リストのテンプレートを探していませんか。

検索すれば多くのサイトで無料のエクセルが配布されています。

しかしそれらをダウンロードして実際に使ってみたことはありますか。

多くの場合、自社の業務には合わず使いにくいと感じるはずです。

なぜなら企業ごとに営業のプロセスや管理すべき項目は違うからです。

他社が作った枠組みに無理やり自社の顧客を当てはめるのは危険です。

それは管理のための管理になり、営業活動の邪魔になる恐れがあります。

本当に成果が出るリストは自分で作るのが一番の近道です。

エクセルやGoogleスプレッドシートがあれば十分です。

特別なスキルがなくてもわずか10分で作れる方法があります。

この記事では最強の見込み客リストの作り方を完全解説します。

配布されたものをただ使うのではなく自分で作る力をつけましょう。

それが将来的にSaaSやAIツールを導入する際の基礎力になります。

まずはエクセルで小さく始めて徐々に仕組みを育てていくのです。

この記事を読み終える頃にはあなただけの管理表が完成しています。

なぜダウンロードしたテンプレートは役に立たないのか

多くの人が陥る罠について最初にお話ししておきましょう。

検索上位に出てくるテンプレートは汎用性を重視して作られています。

そのためあらゆる業種で使えるように項目が過剰に含まれています。

例えば資本金や設立年月日といった項目が最初からあるでしょう。

しかし日々の営業活動でその情報毎回必要になるでしょうか。

入力欄が多すぎると営業担当者は入力を面倒に感じてしまいます。

結果として空欄だらけのリストになり、機能しなくなるのです。

またテンプレートはステータスの定義が曖昧なことが多いです。

商談中や検討中といった言葉の定義は会社によって異なります。

定義が曖昧なまま運用するとデータの信頼性が失われます。

上司が状況を聞いたときに人によって答えが変わる原因になります。

だからこそ自社のルールに基づいたリストを自作する必要があります。

自作と言っても難しい関数やマクロを組む必要はありません。

必要なのは何を管理して何を管理しないかを決める意思です。

シンプルで入力しやすいリストこそが最強の営業ツールになります。

まずは既存のテンプレートへの幻想を捨ててください。

真っ白なエクセルシートを開くところから始めましょう。

見込み客とリードと潜在顧客の違いを理解する

リストを作る前に管理対象の定義を明確にしておきましょう。

営業の世界では似たような言葉がいくつか存在しています。

見込み客やリード、そして潜在顧客といった言葉です。

これらの違いを理解していないとリストの中身が混乱します。

まず潜在顧客とはまだあなたの商品のことを知らない人たちです。

ニーズはあるかもしれませんが接点がない状態を指します。

次にリードとは何らかの形で接点ができた人たちのことです。

名刺交換をしたり、資料請求をしてくれたりした段階です。

そして見込み客とはその中でも特に成約に近い人たちを指します。

予算があり、決裁権があり、導入時期が決まっているような人です。

今回作成するリストでは主にリードから見込み客を管理します。

全く接点のない潜在顧客をリストに入れても意味がありません。

それは単なるターゲットリストであり、営業管理リストではないのです。

リストには何らかのアクションを起こせる相手を載せてください。

電話ができるメールが送れる訪問できる相手のことです。

この定義をチーム全体で共有しておくことが非常に重要です。

そうしないと誰も知らない会社の名前がリストに並ぶことになります。

それは営業リストではなくただの電話帳になってしまいます。

質の高いリストを作るために掲載基準を明確にしましょう。

売れる見込み客リストに必要な必須項目7選

ここからは具体的にエクセルに入れるべき項目を解説します。

欲張って多くの項目を入れる必要は全くありません。

本当に必要な項目はたったの7つだけです。

これさえあれば個人の営業活動もチームの管理も回ります。

まずは基本となる企業名の項目を作成してください。

法人営業であれば会社名、個人営業であれば個人名になります。

次に担当者名の項目も必ず用意しておきましょう。

会社名だけわかっていても誰に連絡すればいいかわかりません。

キーマンの名前を把握することは営業の第一歩です。

3つ目の項目は流入経路です。

その顧客とどこで知り合ったのかを記録しておく場所です。

展示会なのか、Web問い合わせなのか、紹介なのかを区別します。

これがあればどの集客チャネルが効果的か後で分析できます。

4つ目の項目は確度ランクです。

受注できる可能性がどれくらいあるかを記号で管理します。

Sランク、Aランク、Bランクのように段階を分けましょう。

5つ目はネクストアクションです。

次にその顧客に対して何をするべきかを記載します。

電話をするのか、見積もりを送るのか、訪問するのかです。

6つ目は次回アクション日です。

そのネクストアクションをいつ実行するかという日付です。

これが入っていないといつまでも行動に移されません。

最後の7つ目はメモ欄です。

会話の内容や相手の反応などを自由に記載するスペースです。

住所や電話番号などは必要になった時に調べれば十分です。

まずはこの7項目だけでリスト運用を開始してください。

シンプルであればあるほど、運用が定着しやすくなります。

項目1である企業名の入力ルールを決める

企業名を入力する際にもちょっとしたコツがあります。

それは株式会社や有限会社をどう表記するかという問題です。

（株）と略すのか、正式名称で書くのかを統一しましょう。

おすすめは略さずに正式名称で入力するルールにすることです。

なぜなら後で名寄せや検索をする時に便利だからです。

表記揺れがあると同じ会社が二重登録される原因になります。

また前株なのか後株なのかも正確に入力させてください。

顧客への請求書発行の際などに正確な情報が必要になります。

リストは将来的に顧客台帳になる可能性を持っています。

最初から正確なデータを入力する癖をつけておきましょう。

フリガナの列を作っておくと並べ替えの時に便利です。

これも必須ではありませんが件数が増えた時に役立ちます。

項目4である確度ランクの定義を言語化する

確度ランクはリスト管理の肝となる非常に重要な項目です。

S、A、B、Cなどの記号を使うのが一般的でしょう。

しかしこの記号の意味を全員が同じように理解していますか。

Sランクは今月中に受注が見込める状態と定義しましょう。

Aランクは見積もり提出済みで回答待ちの状態とします。

Bランクはニーズがあり、継続的に提案中の状態です。

Cランクは今のところニーズがないまたは連絡が取れない状態です。

このように定義を文章化してリストの別シートに記載します。

そうすれば誰が入力しても同じ基準で評価ができます。

個人の感覚に頼った「たぶんいける」という判断を排除できます。

このランク分けがあるからこそ、優先順位がつけられます。

忙しい時にまずSランクの顧客から対応できるようになります。

項目5であるネクストアクションの重要性

多くの営業リストで抜け落ちているのがこの項目です。

状態だけを書いて次に何をするかが書かれていないのです。

検討中というステータスだけでは営業は動きようがありません。

必ず具体的な行動をセットで記載するようにしてください。

来週電話するというような曖昧な書き方は避けましょう。

資料を送った後に確認の電話を入れるまで具体的に書きます。

行動が明確であればリストを見た瞬間に手が動きます。

迷っている時間をなくすことがリスト管理の最大の目的です。

この項目が空欄になっている顧客は放置されている証拠です。

定期的にリストを見直し、空欄を埋める作業を行ってください。

エクセルの機能を活用して入力を楽にする技術

ここからはエクセルの具体的な操作方法について解説します。

手入力を減らすことがリスト運用を長続きさせるコツです。

エクセルには入力ミスを防ぐ便利な機能が備わっています。

それらを活用してストレスのない管理表を作りましょう。

まず使ってほしいのがデータの入力規則という機能です。

これを使えばセルをプルダウン形式にすることができます。

例えば確度ランクの列にこの機能を設定してみましょう。

S、A、B、Cを選択肢として登録しておきます。

するとマウス操作だけでランクを選べるようになります。

いちいちキーボードでアルファベットを打つ必要がなくなります。

また全角半角の入力ミスも防ぐことができるのです。

流入経路の列にもこのプルダウン設定は非常に有効です。

Web、紹介、テレアポなどの選択肢を用意しておきましょう。

これによりデータの表記が統一され集計が楽になります。

次に活用したいのが条件付き書式という機能です。

これは特定の色や値が入った時にセルの色を変える機能です。

例えば確度ランクがSの行全体を赤くするように設定します。

するとリストの中で熱い客が一目でわかるようになります。

視覚的に優先順位が飛び込んでくるので判断が早くなります。

また次回アクション日が過ぎている場合に色を変えるのも良いです。

今日の日付より前の日付が入っていたら黄色く警告を出します。

これにより対応漏れを防ぐことが可能になります。

最後にフィルター機能の設定も忘れないようにしてください。

項目の1行目を選択してフィルターボタンを押すだけです。

これがあれば特定の条件の顧客だけを抽出できます。

例えば今日電話すべき顧客だけを表示させることができます。

または特定の地域のエクセルだけを表示させることも可能です。

これらの機能はエクセルの基本機能だけで実装できます。

難しいマクロを組む必要は一切ありませんので安心してください。

これだけであなたのリストは立派なアプリのようになります。

見込み客リストは作った後の運用が9割

リストが完成してもそれで満足してはいけません。

リストは作って終わりではなくそこからがスタートです。

日々の営業活動の中で常に情報を更新し続ける必要があります。

情報が古くなったリストは何の価値も持たないゴミと同じです。

毎日の業務の終わりに必ずリストをメンテナンスしましょう。

今日連絡した顧客の履歴をメモ欄に追記してください。

そして次回アクション日を新しい日付に更新します。

この作業をサボるとリストはすぐに死んでしまいます。

習慣化するためには朝一番にリストを見る癖をつけましょう。

今日誰に連絡すべきかを確認してからメールチェックをします。

そうすることで受動的な業務から能動的な業務へシフトできます。

またチームで共有する場合はルール作りがさらに重要です。

誰がいつ更新したのかがわかるようにしておく必要があります。

Googleスプレッドシートなら変更履歴が自動で残ります。

チームで運用するならエクセルよりスプレッドシートが便利です。

同時編集ができるので会議中に全員で更新することも可能です。

定期的に死に筋顧客の掘り起こしを行うことも大切です。

Cランクとして放置していた顧客に一斉メールを送ってみます。

その反応を見てランクをBやAに引き上げるのです。

リストにある資産を最大限に活用する意識を持ってください。

眠っている名刺情報をリスト化するだけでも効果があります。

机の中に眠っている名刺を全てエクセルに入力してみましょう。

それだけで数百件の見込み客リストが手に入るはずです。

ネクストアクションの日付管理を徹底する

運用の中で最も重要なのが日付の管理についてです。

次回アクション日が空白になっている顧客はいませんか。

それはその顧客との関係が切れていることを意味します。

営業活動においては次の約束を取り付けることが重要です。

もし商談で断られたとしても次のアクションは設定できます。

例えば半年後に状況伺いのメールを送るというアクションです。

そうすれば半年後の日付を入れておくだけで忘れません。

リスト管理とは未来の自分への指示書を作ることです。

未来の自分が迷わないように今日のうちに指示を出します。

この日付管理さえ徹底していれば売上は安定します。

案件がなくなったと嘆く営業マンはこの管理ができていません。

常にボールを投げ続けていれば必ず何かが返ってきます。

日付をキーにして毎日淡々とアクションを消化してください。

それがトップセールスへの一番の近道となるでしょう。

定期的な棚卸しミーティングを開催する

リストの形骸化を防ぐために定期的な見直しを行いましょう。

週に一度、または月に一度、リストを見ながら会議をします。

Sランクの顧客に対して適切なアプローチができているか確認します。

また長い間アクションがない顧客をどうするか話し合います。

もう見込みがないと判断したらリストから削除するのも手です。

リストの件数が多ければ良いというものではありません。

質の高い生きた情報だけが残っている状態が理想です。

不要なデータを削除することでリストがスリムになります。

スリムになれば本当に重要な顧客が見えやすくなります。

この棚卸し作業をチーム全員で行うことが大切です。

他の人のアプローチ方法を聞くことで学びも得られます。

リストを中心にしたコミュニケーションが組織を強くします。

エクセル管理の限界とシステム移行のタイミング

ここまでエクセルでの管理方法をお伝えしてきました。

しかしエクセル管理にはどうしても限界が訪れます。

データ量が増えてくるとファイルが重くて開かなくなります。

またスマホからの入力がしにくいという欠点もあります。

外出先からサッと商談履歴を残したい時には不便です。

一般的に管理件数が300件を超えると限界が来ると言われます。

または営業担当者が3人以上になった時も移行の合図です。

そのタイミングで専用のツールへの移行を検討しましょう。

CRMと呼ばれる顧客管理システムやSFAなどの支援ツールです。

これらは最初から営業管理のために設計されています。

そのためエクセルで苦労して作った機能が標準で備わっています。

例えばメールを送ったら自動で履歴に残る機能などがあります。

また名刺をスマホで撮るだけでリスト化してくれる機能もあります。

移行先としておすすめなのはHubSpotなどのクラウドツールです。

無料版から使えるものも多くエクセルからの移行も簡単です。

エクセルで作ったCSVデータをインポートするだけで済みます。

最初から有料ツールを入れる必要は全くありません。

まずはエクセルで管理の基本を身につけることが大切です。

管理の習慣がないままツールを入れても結局使いこなせません。

エクセルで管理の重要性を理解してからツールに移行しましょう。

そうすればツールの機能を最大限に引き出すことができます。

まずは今日からエクセルでのリスト作りを始めてみてください。

まとめ

見込み客リストは営業活動における羅針盤のような存在です。

どこに向かって進むべきかを示してくれる重要な地図です。

その地図を他人が作ったテンプレートに頼ってはいけません。

自分の足で歩く道は自分で描いた地図の方が信頼できます。

エクセルを使えば誰でも簡単にオリジナルのリストが作れます。

必要な項目は企業名、担当者、確度など7つだけです。

入力規則や条件付き書式を使って使いやすくカスタマイズします。

そして何より大切なのは毎日更新し続けることです。

リストを育てていく感覚で日々の情報を蓄積してください。

その蓄積されたデータはやがてあなたの大きな資産になります。

エクセルでの管理に慣れたら次のステップも見えてきます。

まずは目の前の顧客情報を1行ずつ入力することから始めましょう。

その1行が将来の大きな売上に繋がっているのです。

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